KASUS 13
SIMPLY
STEAM, CO.:
EVALUASI
LINGKUNGAN KONTROL INTERNAL
TUJUAN
PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan dan mendiskusikan kasus ini,
anda akan mampu:
- Mengevaluasi
lingkungan kontrol klien audit baru.
- Memberikan evaluasi
awal terhadap komponen lingkungan kontrol klien.
- Menetapkan
penilaian yang dibutuhkan dalam evaluasi lingkungan kontrol internal
berdasarkan data wawancara.
- Memberikan dukungan
bagi penilaian kontrol internal.
PENDAHULUAN
Tina adalah manajer dari divisi Business Advisory
and Assurance Services dari sebuah perusahaan akuntansi publik nasional. Dia
diberi tugas untuk melakukan audit pada Simply Steam, Co. yang sejak dulu memberikan
layanan pembersihan karpet industri dan rumah tangga dengan teknik penguapan.
Simply Steam tidak pernah diaudit. Karena itu, Tina tidak memiliki file audit
tahun-sebelumnya sebagai bahan review. Tina melakukan wawancara dengan Daryl
Dosio, yang bersama dengan kakaknya, Phil, menjadi pemilik Simply Steam. Tujuan
wawancara Tina adalah menciptakan pemahaman tentang lingkungan kontrol.
Sebagai
persiapan wawancaranya, Tina mereview standar audit profesional. Standar audit
(AU 319) menunjukkan bahwa lingkungan kontrol bisa “menentukan nada bagi sebuah
organisasi, yang nantinya mempengaruhi kesadaran kontrol di setiap orang di
organisasi. Ini adalah pondasi dari semua komponen lain dalam kontrol internal
karena ini memberikan disiplin dan struktur”. Standar ini menyatakan bahwa
faktor lingkungan kontrol berisi:
- Nilai integritas
dan nilai etika
- Komitmen ke
kompetensi
- Partisipasi dewan
direktur atau komite audit
- Filosofi dan
- Struktur organisasi
- Pemberian otoritas
dan tanggungjawab
- Kebijakan dan
praktek sumberdaya manusia
KEBUTUHAN
Dalam dialog wawancara berikut, anda akan
mengevaluasi tujuh komponen dalam lingkungan kontrol klien agar bisa melakukan
evaluasi terhadap lingkungan kontrol internal keseluruhan. Untuk membantu
melakukan penilaian, sebuah lembar penilaian dipersiapkan untuk memberikan
deskripsi detail tentang faktor yang melemahkan atau memperkuat masing-masing
tujuh komponen yang mengisi lingkungan kontrol keseluruhan. Sebelum membaca
informasi wawancara, kirim beberapa catatan yang mereview penilaian. Setelah
membaca dialog, anda akan membuat penilaian yang berlabel “Evaluasi Keseluruhan
terhadap Lingkungan Kontrol”. Kecuali bila sudah diberitahukan oleh instruktur,
berikan nilai ke efek setiap tujuh komponen terhadap lingkungan kontrol di
Simply Steam. Ketika membuat penilaian, mohon lingkari angka yang tepat
berdasarkan skala yang tersedia.
WAWANCARA
DENGAN KLIEN
Tina
: Daryl,
bisakah anda memberikan sedikit informasi tentang latarbelakang Simply Steam?
Daryl
: Simply
Steam memberikan layanan pembersihan karpet rumah tangga dan industri dengan
teknik penguapan dan menjual beberapa inventaris, seperti pembersih noda dan
pengharum karpet. Perusahaan kami memberikan layanan ini di tiga county, yang
mencakup 40 township dalam area populasi padat. Simply Steam dimiliki penuh
oleh Phil dan saya.
Bisnis
kami tumbuh cepat dari hanya satu trailer ditarik mobil menjadi 12 van dengan
perlengkapan penuh, dengan masing-masing van bernilai 30 ribu dolar, hanya
dalam kurang waktu 6 tahun. Setelah van kedua dibeli, kami punya ide untuk
“memajukan teknik penguapan” dengan mengantisipasi berbagai situasi bisnis yang
tidak terduga. Kami sepakat dengan ide membeli van baru setiap tahun sampai
kami tidak bisa mengoperasikan semuanya. Perusahaan memiliki pendapatan kotor
sebesar 1.650.000 dolar di tahun lalu, dan separuhnya berada dalam bentuk kas.
Kami merasa kesuksesan ini dipicu oleh “word of mouth” (berita mulut).
Tina
: Bisakah
anda menceritakan tentang operasi keseharian?
Daryl : Mr. Day,
manajer kantor kami, dan saya bertanggungjawab mengurus tenaga sales kecil yang
bisa memberikan estimasi kerja baru. Mr. Day dibayar dengan gaji plus
persentase sales total setiap bulan. Kakak saya, Phil, biasanya pergi ke
lapangan untuk mengawasi 20 pegawai yang bekerja sebagai pembersih untuk Simply
Steam. Phil adalah satu-satunya orang yang membantu saya dalam membuat
keputusan manajerial dan operasi, dan bertanggungjawab untuk itu bila Mr. Day
atau saya tidak ada.
Pekerja
sales dibayar berdasarkan komisi, dan menjual pekerjaan domestik dan industri
berdasarkan harga standar yang ditetapkan oleh pemilik. Pekerja sales kadang
harus menegosiasikan harga potongan khusus selama musim semi dan musim gugur.
Meski begitu, itu harus disahkan oleh Mr. Day atau saya. Pekerjaan industri
berskala besar biasanya dipesan dulu.
Komitmen kerja yang ditunjukkan oleh
pekerja sales normalnya diberikan ke Mr. Day, yang akan memberikan pengesahan
yang akan diberikan lagi ke pekerja sales. Pekerja sales kemudian meneruskan
komitmen kerjanya ke satu dari dua pegawai input data untuk pengurusan data
lebih lanjut.
Komputer
memproses setiap komitmen dengan mengatur jumlah pekerjaan dengan didasarkan
pada harga standar pada file pricing, atau bila dalam situasi nego, didasarkan
pada harga di dokumen input. Penjualan, piutang dagang dan file komitmen akan
diupdate, dan faktur akan dibuat. Laporan harga khusus dibuat, dan dikirim ke
pekerja sales untuk memastikan bahwa komitmen nego ke pekerjaan telah diproses
dengan benar.
Mr. Day membuat sendiri
sistem sales ini, dan sejauh ini, masih berjalan baik. Dia tidak pernah sempat
membaca panduan user untuk sistem tersebut. Saya kadang melihat dia malah
merubah sistem itu. Dia mengatakan pada saya bahwa ini akan membuat proses
akuntansi menjadi lebih efisien. Saya memintanya untuk mengevaluasi kembali
proses tersebut sekali dalam beberapa bulan.
Tina
: Bagaimana
dengan departemen akuntansi anda? Seberapa besar itu, dan siapa yang mengawasi
proses akuntansinya?
Daryl
: Departemen
akuntansi dari Simply Steam berisi tujuh pegawai part-time, termasuk dua
pegawai input data, yang dibayar dengan upah per jam. Tidak satu pun pegawai
tersebut memiliki gelar akuntansi, tapi salahsatunya adalah siswa perguruan
tinggi yang mengambil jurusan akuntansi. Mr. Day memberikan pelatihan bantuan
akuntansi baru ketika mereka direkrut pertama kali. Mereka sudah bersama kami
selama beberapa tahun dan pastinya akan keluar setelah mereka lulus. Kami buat
mereka sibuk di sini, tapi karena muatan kerjanya besar, setiap orang harus
membantu satu sama lain ketika dibutuhkan dan pekerjaan selalu bisa
diselesaikan.
Tina
: Apa
tanggungjawab kakak anda Phil?
Daryl
: Phil
bertanggungjawab ke hasil pembersihan. Dia biasanya melatih semua pekerja
pembersihan baru dan menjelaskan apa yang harus diketahui dan cara melakukan
pekerjaan. Ketika dirasa waktunya tepat, rekrutan baru dikelompokkan dengan
pekerja berpengalaman dan diberi satu unit truk. Ketika harus membutuhkan
bantuan tambahan, Phil membuat iklan di surat
Tina
: Bagaimana
dengan turnover pegawai?
Daryl
: Ini
terjadi di setiap waktu di dalam bisnis, tapi Phil bisa menyelesaikannya. Kami
menyelesaikan masalah tambahan bantuan dengan membuat kebijakan satu-pintu
sehingga jika pegawai memiliki pertanyaan tentang apa yang harus dilakukannya,
mereka harus beritahu kita atau meminta bantuan tanpa merasa ganjil. Jika ada
sesuatu yang mempengaruhi kerja setiap orang, Phil dan saya membawa masalah
tersebut di pertemuan kantor bulan selanjutnya agar setiap orang bisa tahu
tentang itu. Phil dan saya memastikan bahwa masalah harus diselesaikan.
Daryl keluar untuk mengumumkan sebuah estimasi dan
Tina melanjutkan observasinya.
*************
Beberapa hari kemudian, setelah berbicara dengan
staff akuntansi, Tina mengajukan beberapa pertanyaan ke Mr. Day.
Tina
: Mr.
Day, bisakah anda mengklarifikasi observasi saya tentang staff akuntansi?
Mr.
Day : Ya,
tentu saja. Apa yang bisa saya bantu?
Tina
: Saya
rasa bahwa staff merasa tidak pasti dengan fungsi yang mereka jalankan. Apakah
tanggungjawab kerja sudah didefinisikan dengan jelas?
Mr.
Day : Saat
memberikan tanggungjawab kantor, Daryl mengatakan bahwa satu pertimbangan
utamanya adalah bahwa pekerjaan harus dilakukan oleh orang yang tersedia ketika
pekerjaan harus dilakukan, dan berasumsi bahwa mereka paham dengan tugas dan
mampu melakukannya. Ini memang menciptakan overlap antara pekerjaan satu orang
dan lainnya. Tapi, pemberian tugas harian dan pengulasan catatan akuntansi
setiap hari diberikan ke saya dan saya tidak masalah dengan itu.
Tina
: Staff
berpendapat bahwa mereka sulit mengurus piutang. Apakah anda mengumpulkan kwitansi
kas sebelum itu dicatat?
Mr.
Day : Tidak.
Kami mengumpulkan semua kwitansi di akhir hari dan mencatatnya semua sekaligus,
jadi kami tidak akan melakukannya dua kali. Selain itu, kami selalu menemukan
cara untuk menyelesaikan masalah tagihan.
Tina
: Apakah
anda pernah mengalami masalah dalam kebijakan akuntansi?
Mr.
Day : Seringkali,
tidak. Saya sejauh ini bisa menyelesaikan masalah kebijakan akuntansi. Daryl
sendiri bisa mengatasinya bila dia punya kepentingan di sana
Tina
: Terima
kasih, Mr. Day. Saya akan bicara dengan Daryl sebelum dia pulang hari ini.
Beberapa
bulan kemudian, di kantor Daryl …………
Tina
: Apakah
anda puas dengan proses piutang?
Daryl
: Saya
tidak perlu khawatir dengan itu. Mr. Day cakap dengan pekerjaan kantor,
kerjanya sistematik dan punya kontrol ke piutang. Selain itu, piutang tersebut
ibarat alat keamanan untuk pembaruan pinjaman bank. Bank sendiri telah
meminjamkan uang di tahun lalu, dan keputusan pinjamannya sebagian didasarkan
pada piutang yang kita catat setiap minggunya. Pinjamannya relatif kecil, dan
kontrak yang kami buat mempermudah bank untuk mengakses rekening Simply Steam
jika tagihan pinjaman meragukan.
Phil dan saya tidak tahu
banyak tentang akuntansi dan percaya ke Mr. Day untuk mengurus akuntansi, tapi
Phil dan saya adalah orang yang menandatangani cek perusahaan.
Tina
: Salahsatu
pegawai akuntansi berpendapat bahwa anda akan merubah sistem akuntansi.
Daryl
: Sebagai
fakta, Mr. Day berniat menggunakan sebuah paket software akuntansi baru yang
membuat proses pembukuan menjadi lebih mudah bagi pegawai kantor. Paket ini
berisi sistem budgeting yang diyakini Mr. Day bisa mengontrol biaya dan
menginterpretasikan area yang butuh perhatian. Sampai sekarang, saya bisa mengawasi
pengeluaran berdasarkan berdasarkan intuisi, dan saya tidak pernah melihat
perlunya sebuah budget formal. Jika ada sesuatu yang tidak benar, Phil atau
saya membawa masalah ini ke pertemuan kantor informal bulanan bersama dengan
semua pegawai untuk menyelesaikan masalah ini. Karena bisnis menjadi lebih
besar, maka ada kemungkinan bagi kami untuk mengeluarkan uang dan membeli
sistem budgeting yang lebih maju.
Tina
: Saya
tertarik dengan situasi pengamanan anda. Bagaimana cara anda melindungi catatan
akuntansi dan aset fisik?
Daryl
: Setelah
jam kerja, pintu dan jendela kantor dikunci rapat. Tiga orang, Phil, Mr. Day
dan saya, memiliki kunci untuk membuka kantor. Sejujurnya, tidak ada kabinet
file yang digunakan untuk menyimpan hard copy dari catatan akuntansi, dan disk
data selalu dikunci di malam hari. Kami tidak memiliki komputer yang menempel
di meja. Kami mengunci semuanya, dan tidak pernah ada masalah sejauh ini.
Untuk van, semuanya
ditempatkan di area di belakang kantor dan diberi pagar. Setiap sopor diberi
kunci pintu pagar sehingga mereka bisa masuk atau keluar untuk kerja. Kami
harus melakukan ini karena banyak proses pembersihan komersil dilakukan di saat
setelah jam kerja, ketika kantor sudah tutup. Untuk mencegah kecurangan, kami
merubah kuncinya dalam waktu tertentu.
Tina
: Saya
kira ini sudah bisa digunakan untuk investigasi audit awal. Tapi, saya ingin
mengajukan beberapa pertanyaan lagi. Bisakah anda mengatakan apa yang yang
membuat Simply Steam sukses?
Daryl
: Karena
Simply Steam menggunakan prosedur pembersihan basis-uap yang terbaru, kita bisa
memberikan hasil lebih baik dibanding metode shampoo rotari yang digunakan
pesaing kami. Konsumen tinggal menilainya sendiri. Selain itu, Phil dan saya
memahami bisnis ini dengan baik, dan kami sangat bangga dengan pekerjaan kami.
Tina
: Memberikan
tugas audit ke perusahaan kami adalah sebuah langkah besar. Mengapa anda
memutuskan melakukan audit sekarang? Apakah perusahaan anda pernah diaudit
sebelumnya?
Daryl
: Phil
dan saya bangga dengan kesuksesan perusahaan kami dan itu membuat kami ingin
menjalankan bisnis lain di masa depan. Kami sadar bahwa semakin besar
perusahaan dan semakin baik tampilannya, maka semakin banyak peluang di luar sana
Kami belum pernah diaudit
sebelumnya, tapi kami pernah menggunakan penaksir pajak lokal untuk mengurus
hasil pajak sejak Simply Steam memulai bisnis. Kami pernah meminta perusahaan
lain, sekitar dua tahun lalu, untuk melakukan audit. Tapi, audit tidak pernah
dilakukan. Saya tidak ingat nama perusahaan auditnya, dan Phil dan saya saat
itu berpendapat bahwa Simply Steam tidak sanggup membayar ongkosnya. Untungnya,
kami siap melakukan audit sekarang.
Tina
: Apakah
ada persoalan terkait dengan audit?
Daryl
: Tidak
ada. Saya bangga dengan Simply Steam. Perusahaan, sampai saat ini, tidak pernah
menunjukkan kecurangan dan jarang memiliki masalah dengan hutang macet, karena
saldo piutang ditagih dalam dua sampai tiga minggu.
Tina
: Simply
Steam sepertinya tidak memiliki komite audit, yang kebanyakan anda di
organisasi seukuran. Apakah Simply Steam memiliki dewan direktur, dan jika ya,
siapa yang melayani dewan dan seberapa aktif dewan dalam mengawasi isu penting
di Simply Steam?
Daryl
: Kami
sebenarnya memiliki dewan direktur. Tidak formal memang, tapi Phil, saya dan
istrinya menjadi direkturnya. Kami setidaknya melakukan satu pertemuan rutin setiap
tahun, dan kami bahkan bertemu di acara lain jika perlu. Phil dan saya paham
dengan kejadian di Simply Steam setiap hari. Jadi, tidak perlu melibatkan orang
luar dalam dewan. Mungkin, kami akan melakukan itu di beberapa tahun ke depan,
jika pertumbuhan kami memungkinkan.
Tina
: Satu
pertanyaan terakhir, apakah anda dan kakak anda Phil sudah menetapkan tujuan
untuk masa depan?
Daryl
: Meski
kami tidak pernah menulis tujuan atau target untuk Simply Steam, saya sepakat
dengan Phil bahwa rencana masa depannya adalah menghasilkan wilayah sales lebih
besar, meningkatkan iklan, berinvestasi dengan alat tambahan dan dukungan lebih
besar, dan mengambil cuti ke Hawaii. Kami tidak pernah yakin dengan tujuan
jangka panjang kami, tapi kami yakin dengan keuntungan yang kami dapat dan itu
cukup untuk pensiun dini.
Lembar Evaluasi Lingkungan Kontrol
Simply Steam, Co.
31 Desember 2002
Sangat Melemahkan Kontrol
|
Tidak Melemahkan Atau Meningkatkan
|
Sangat Menguatkan Kontrol
|
||||||
1.
|
Nilai Integritas Dan Etika
Dalam mengevaluasi komponen lingkungan kontrol ini,
apakah:
·
ada integritas di pihak
manajemen dan pegawai.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
2.
|
Komitmen ke Kompetensi
Dalam mengevaluasi komponen lingkungan kontrol ini,
apakah:
·
manajemen telah menjelaskan
level kompetensi yang dibutuhkan untuk skill tertentu dan menterjemahkan
level kompetensi yang diinginkan menjadi pengetahuan dan skill yang
dibutuhkan.
·
bukti menunjukkan bahwa pegawai
memiliki pengetahuan dan skill yang dibutuhkan.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
3.
|
Partisipasi Dewan Direktur atau
Komite Audit
Dalam mengevaluasi komponen lingkungan kontrol ini,
apakah:
·
sebuah dewan telah ada dan
memiliki anggota cukup untuk mengatasi persoalan yang ada.
·
direktur atau anggota komite
memiliki pengetahuan, pengalaman industri dan waktu yang cukup untuk bekerja
secara efektif.
·
beberapa direktur atau anggota
komite adalah independen dari manajemen.
·
frekuensi dan ketepatan waktu saat
pertemuan dengan pejabat akuntansi dan auditor eksternal sudah cukup.
·
dewan mengawasi dan mengambil
tindakan bila perlu.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
4.
|
Filosofi dan
Dalam mengevaluasi komponen ini, apakah:
·
resiko bisnis sudah cukup
terawasi.
·
manajemen mau mengambil level
resiko bisnis yang relatif rendah.
·
manajemen memberikan prioritas
tinggi pada kontrol internal.
·
manajemen berusaha mengurangi
resiko salah-laporan.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
5.
|
Struktur Organisasi
Dalam mengevaluasi komponen ini, apakah:
·
lini otoritas dan tanggungjawab
dari organisasi sudah didefinisikan dengan jelas.
·
kebijakan operasi ditentukan
secara sentral oleh manajemen
manajemen senior.
·
kebijakan dan prosedur transaksi
ditetapkan dengan jelas dan diikuti dengan patuh.
·
organisasi memiliki struktur
dengan kompleksitas dan ukuran yang cukup.
·
manajemen aktif terlibat dalam
pengawasan pengolahan data.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
6.
|
Penetapan Otoritas dan
Tanggungjawab
Dalam mengevaluasi komponen ini, apakah:
·
kebijakan yang tepat bagi
praktek bisnis, konflik kepentingan dan tatacara kerja sudah ditetapkan dan
diberitahukan ke pegawai.
·
ada penentuan tanggungjawab dan
delegasi otoritas yang jelas untuk tujuan dan target, fungsi operasi, dan
kebutuhan regulasi.
·
tanggungjawab kerja dan
kewajiban pegawai sudah ditetapkan dan diberitahukan.
·
dokumentasi sistem komputer
menunjukkan prosedur untuk menjalankan transaksi dan untuk mengesahkan
perubahan sistem.
·
kebijakan dan prosedur
pengolahan data telah didokumentasikan secara cukup.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
7.
|
Kebijakan dan Prosedur
Sumberdaya Manusia
Dalam mengevaluasi komponen ini, apakah:
·
pegawai memiliki latarbelakang
dan pengalaman yang dibutuhkan untuk kewajiban kerja.
·
pegawai paham dengan kewajiban
dan prosedur yang ada di pekerjaan.
·
organisasi membutuhkan pelatihan
yang cukup bagi personel baru.
·
muatan kerja personel akuntansi
membuatnya bisa mengontrol kualitas kerja mereka sendiri.
·
tingkat turnover personel
akuntansi adalah rendah.
·
tingkat turnover personel
non-akuntansi adalah rendah.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Evaluasi
Keseluruhan Lingkungan Kontrol:
Berdasarkan semua bukti yang didapat dari wawancara, lingkari angka yang paling
merepresentasikan penilaian anda tentang lingkungan kontrol di Simply Steam:
Lingkungan kontrol yang sangat lemah
|
Lingkungan kontrol lemah
|
Lingkungan kontrol intermediate
|
Lingkungan kontrol kuat
|
Lingkungan kontrol sangat kuat
|
|||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Berikan
beberapa informasi yang mempengaruhi keputusan anda:
………………….
Comments
Post a Comment