AUDIT JARAK JAUH KARENA COVID-19 DAN SEJENISNYA

 AUDIT JARAK JAUH KARENA COVID-19 DAN SEJENISNYA
Implikasi Jangka Pendek dan Jangka Panjang
 
PENGANTAR
Pembicaraan tentang pendekatan audit baru, penggunaan teknologi, dan teknik audit jarak jauh telah berlangsung selama beberapa tahun. Namun, dalam berbagai jajak pendapat perusahaan yang dilakukan selama dua tahun terakhir, beberapa perusahaan melaporkan menerapkan audit jarak jauh di luar skala uji.
Munculnya COVID-19 dan pembatasan perjalanan di seluruh dunia terkait, dikombinasikan dengan kebutuhan yang ada untuk melakukan audit berdasarkan peraturan, hukum, atau segera, sedang memperbarui pembicaraan dan memfokuskan upaya audit internal untuk menemukan alternatif dari wajah tradisional - to-face audit yang dapat diimplementasikan sekarang. Audit jarak jauh mungkin merupakan alternatif masuk yang baik, terutama karena sebagian besar perusahaan telah membatasi perjalanan ke fungsi-fungsi bisnis yang kritis, dan banyak yurisdiksi di dunia memiliki perbatasan sementara yang ditutup.
Ringkasan pengetahuan ini membahas tantangan audit jarak jauh dan menawarkan strategi untuk mengatasinya di setiap bagian proses perikatan audit - perencanaan, tinjauan dokumen, kerja lapangan, wawancara, dan exit meeting. Dan juga berbagi praktek terbaik dari tiga organisasi yang telah menggunakan audit jarak jauh dalam tanggapan COVID-19 mereka.
 
AUDIT DARI JAUH
Pertimbangan Untuk Audit Jarak Jauh
Komponen audit jarak jauh dalam banyak hal analog yang menggantikan dengan audit langsung. Namun, fokus, beban, dan pelaksanaan fase audit ini berbeda. Bagian ini menyoroti hal-hal yang perlu dipertimbangkan, berdasarkan pelajaran yang dipetik oleh tiga perusahaan yang berkontribusi yang menggunakan audit jarak jauh sebagai bagian dari tanggapan mereka terhadap COVID-19.
 
Perencanaan
Perencanaan dan pelingkupan audit sangat penting dalam setiap audit. Karena lebih sulit untuk berputar pada saat itu dari lokasi terpencil, rapat perencanaan pemangku kepentingan sangat penting. Pertemuan ini mencakup diskusi tentang ruang lingkup dan jadwal, dan auditor harus memberikan waktu yang memadai untuk menjelaskan pendekatan audit jarak jauh kepada para peserta. Ini harus mencakup penjelasan tentang persamaan yang diantisipasi dan perbedaan antara audit tatap muka yang biasa dilakukan oleh para pemangku kepentingan dan audit jarak jauh.
Contoh jenis informasi yang harus dicakup termasuk bagaimana dan kapan informasi akan dibagikan, teknologi apa yang akan digunakan (mulai dari kamera hingga drone hingga dukungan telepresence/teleconference), otorisasi apa yang perlu diperoleh sebelumnya untuk mengumpulkan video dan masih fotografi, dan area rahasia atau terbatas apa yang perlu dipertimbangkan atau dihindari.
Penting juga untuk membahas sejak awal keterbatasan audit jarak jauh dan menjelaskan bahwa pekerjaan di tempat ke depan mungkin diperlukan berdasarkan temuan audit jarak jauh, atau hambatan untuk kunjungan fisik ketika dilakukan (misalnya, larangan bepergian).
Berdasarkan konten dan penjelasan tambahan, pengalaman menunjukkan bahwa auditor internal harus mengalokasikan sekitar dua kali lebih banyak waktu untuk rapat perencanaan audit jarak jauh, dibandingkan dengan apa yang diperlukan untuk audit seperti biasanya. Penggunaan video teleconferencing, serta PowerPoint atau panduan visual lainnya, juga bermanfaat untuk pertemuan ini.
 
Review Dokumen
Review dokumen jarak jauh dalam banyak hal menggunakan teknologi analog dengan meninjau dokumen di auditee, dengan beberapa fitur keamanan dan peringatan utama.
Mungkin diperlukan waktu lebih banyak untuk menyiapkan fasilitas dan mengunggah dokumen ke platform berbagi file (SharePoint, drive bersama, dll.) Daripada menyediakan akses ke dalam laci file atau binder file. Bergantung pada metode dokumentasi (dokumen hardcopy, sistem penyimpanan basis data, dll.) Personel auditee perlu meluangkan waktu untuk mengubah dokumen hardcopy ini menjadi format yang dapat ditinjau elektronis (seperti PDF) dan mengunggah file.
Auditor harus terbuka untuk menerima dan meninjau informasi dalam format apa pun yang paling mudah diperoleh sehingga beban terhadap auditee diminimalkan. Jika mungkin, pertimbangan harus diberikan pada aksesibilitas sistem file digital yang digunakan oleh auditee tempat dokumen disimpan. Sering kali, akses langsung dapat diberikan secara sementara atau dibatasi, semata-mata selama audit.
Pertimbangan yang cermat harus diberikan untuk membangun strategi yang efektif untuk meninjau data dari jarak jauh. Misalnya, tergantung pada jumlah dokumen yang akan direview, pengambilan sampel mungkin merupakan pilihan terbaik. Apakah review semua atau sebagian dari data yang tersedia, strategi harus didiskusikan dengan auditee untuk memastikan mereka memberikan informasi yang benar untuk mendukung strategi pengambilan sampel.
Tidak seperti review dokumen di tempat, review jarak jauh biasanya tidak memungkinkan untuk pertanyaan kontemporer. Saat mereview dokumen dari jarak jauh, auditor harus mencatat dan menuliskan pertanyaan untuk ditanyakan selama wawancara jarak jauh. Namun, salah satu cara untuk menggabungkan pertanyaan sinkron selama review jarak jauh adalah dengan mengatur video teleconference antara auditor dan orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan program atau dokumen yang sedang direview. Ini memungkinkan dokumen untuk dibagikan dan direview, dan untuk pertanyaan dan jawaban diberikan secara real time.
 
Kondisi Lokasi
Kondisi tempat pada saat audit jarak jauh mungkin merupakan aspek yang paling menantang dari audit jarak jauh. Perusahaan-perusahaan yang berkontribusi pada pengetahuan ini telah mencoba berbagai solusi teknologi untuk mencapai jaringan di kondisi lokasi yang memadai.
Salah satu pendekatan adalah menggunakan teknologi komunikasi langsung dua arah, termasuk livestreaming, kacamata pintar dua arah. Meskipun gagasan ini sangat menarik, batasan-batasan berikut muncul:

·       Sebagian besar lokasi tidak memiliki Wi-Fi di seluruh fasilitas. Bahkan fasilitas yang mengklaim memiliki Wi-Fi luas, sering tidak memiliki cakupan yang baik dari daerah terpencil di lokasi (seperti peternakan, dermaga, gudang besar, dan area penyimpanan).
·       Fasilitas yang tercakup juga berada di lokasi terpencil atau berada di dalam bangunan tua yang dibangun seperti bungker di mana layanan seluler terbatas, atau kekuatan sinyalnya buruk, menurunkan kualitas video langsung.
·       Ada sedikit nilai dalam pengamatan jarak jauh yang bepergian dari titik ke titik karena umpan video menyediakan penglihatan terowongan, dan pengamatan periferal tidak dimungkinkan.
·       Kebisingan sekitar dan (sebaliknya) peredaman kebisingan dari teknologi mencegah personil jarak jauh dari miss komunikasi tanggapan wawancara.

Alternatif untuk komunikasi langsung dua arah adalah video dan foto digital yang diambil menggunakan telepon seluler perusahaan. Keuntungan dari pendekatan ini adalah bahwa perangkat ini tersedia dan kompatibel dengan sebagian besar solusi penyimpanan komputer perusahaan (Cth. SharePoint). Selain itu, kekuatan sinyal pada titik pengumpulan tidak berdampak negatif terhadap kualitas video dan foto pada perangkat tersebut. Seperti disebutkan dalam bagian perencanaan di atas, penggunaan perangkat digital sering kali memerlukan pra -perencanaan dan izin khusus (seperti di daerah sensitif atau di lingkungan di mana terdapat bahaya ledakan).
Selama review dokumen, auditor harus menyusun daftar apa saja yang ingin mereka dapatkan dengan video ataupun foto. Contoh area fokus untuk audit keamanan bahan kimia meliputi:

·       Jalur akses fasilitas aktif.
·       Area aman dan terlarang.
·       Video penyaringan kendaraan dan personil.
·       Video stasiun pemantauan CCTV termasuk penggunaan kamera.

Foto dan video direview oleh manajer audit dan dikompilasi menjadi sebuah album, yang kemudian ditinjau oleh masing-masing auditor. Auditor membuat catatan dan menyiapkan pertanyaan untuk ditanyakan selama wawancara jarak jauh.
 
Wawancara Jarak Jauh
Wawancara jarak jauh dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan wawancara langsung dan dapat dilakukan dengan menjadwalkan panggilan video dengan individu-individu kunci dengan menggunakan sejumlah teknologi yang tersedia (Cth. Tim Microsoft, Skype, dan Zoom). Rencanakan wawancara antara 30 hingga 90 menit dengan pemilik program auditee. Wawancara lebih pendek, 15 menit dapat dilakukan dengan personel yang ditunjuk yang memiliki tanggung jawab implementasi, dan wawancara singkat (10 menit) dapat dilakukan dengan karyawan auditee yang umum terpilih yang memiliki tanggung jawab yang mendukung fokus audit. Ini membantu auditor internal mendapatkan pengetahuan tentang proses umum. Panggilan video lebih baik daripada panggilan suara saja, karena isyarat non-verbal adalah bagian penting dari komunikasi dan sering hilang tanpa video.
Mempersiapkan wawancara jarak jauh membutuhkan waktu tambahan untuk auditor. Setiap auditor harus siap dengan daftar pertanyaan dan poin mengenai informasi tambahan apa yang dibutuhkan, berdasarkan informasi dari review dokumen.
Ketika lebih dari satu auditor berpartisipasi dalam wawancara, kehati-hatian harus diambil untuk menghindari kesalahan pembicaraan yang diwawancarai atau auditor lainnya. Ingatlah bahwa banyak orang mungkin tidak nyaman mengobrol melalui video, terutama yang diaudit yang tidak secara teratur melakukannya (misalnya, pengawas perdagangan terampil). Meskipun hal ini tidak dapat dihindari, cobalah untuk mengatur nada yang nyaman dan perhatikan bahwa video saja dapat mengubah bahasa tubuh atau persepsi.
 
Exit Meeting
Exit meeting untuk audit jarak jauh sama dengan Exit meeting untuk audit langsung. Disarankan untuk menjadwalkan Exit meeting satu hingga dua hari setelah wawancara jarak jauh. Hal ini memungkinkan anggota tim audit untuk mereview kembali catatan dan temuan mereka sendiri, serta mengadakan rapat tim audit jarak jauh untuk menyusun rancangan awal hasil audit.
Exit meeting audit adalah kesempatan untuk mempresentasikan rancangan awal hasil audit ini kepada para pemangku kepentingan, menyelesaikan pertanyaan atau masalah, dan membahas jalan ke depan untuk finalisasi hasil audit dan peningkatan berkelanjutan.
 
 
 
 
KNOWLEDGE SHARING
Tiga Contoh Implementasi
 
Menanggapi Wabah Covid-19
Bagian berikut menguraikan komponen-komponen audit jarak jauh dan pelajaran yang dipetik dari ketiga perusahaan yang berkontribusi terhadap pengetahuan singkat ini. IIA (The Institut of Internal Auditors) menekankan bahwa kita bisa berbagi pengetahuan, namun belum tentu itu merupakan praktik terbaik. Kami membagikan informasi ini dengan harapan dapat membantu profesional lain mengembangkan dan menyempurnakan program audit jarak jauh mereka untuk memenuhi kebutuhan jaminan jangka pendek dan jangka panjang mereka.
 
Perusahaan Manufaktur Menetapkan Kriteria untuk Audit Jarak Jauh
Dengan lebih dari 40 entitas di seluruh Amerika Serikat yang tunduk pada peraturan MTSA dan CFATS, contoh pertama kami adalah perusahaan global menggunakan audit jarak jauh sebagai satu alat untuk melakukan itikad baik, audit sepanjang lengan setiap tahun di setiap fasilitas tertutup. Audit jarak jauh dilaksanakan pada skala uji pada 2019 dan, pada 2020, sedang dalam implementasi penuh. Entitas yang biasanya dipilih untuk audit jarak jauh memiliki karakteristik tertentu:

·       Entitas harus memiliki sejarah yang ditunjukkan dalam memahami peraturan yang berlaku dan persyaratan rencana keamanan khusus lokasi.
·       Personil Entitas harus memiliki pemahaman yang baik tentang peran dan tanggung jawab mereka, dengan pergantian minimal dalam petugas keamanan fasilitas.
·       Kepemimpinan fasilitas harus bersedia untuk bereksperimen dengan pendekatan audit jarak jauh.

Dengan dimulainya pandemi COVID-19 dan larangan yang dihasilkan pada perjalanan bisnis yang tidak kritis, semua audit keamanan bahan kimia yang dijadwalkan antara Maret dan Mei menggunakan audit jarak jauh.
 
Produsen Mobil Memperluas Audit Jarak Jauh
Perusahaan kedua kami adalah produsen mobil yang mengoperasikan fasilitas manufaktur, pergudangan, dan rekayasa dan terhubung ke jaringan dealer yang luas di seluruh dunia. Audit jarak jauh telah dilaksanakan secara berkala selama 10 tahun terakhir untuk memenuhi berbagai kebutuhan penjaminan. Audit jarak jauh digunakan untuk memantau kepatuhan terhadap peraturan dan kesesuaian kebijakan di lokasi yang secara politik tidak stabil atau regulasi regional di mana perjalanan mungkin berbahaya atau tidak mungkin dilakukan. Audit internal juga menggunakan audit jarak jauh untuk menangani volume tinggi, pengawasan waktu yang sensitif terhadap operasi pihak ketiga, seperti jaringan dealer dan kegiatan pergudangan global. Selain itu, teknik audit ini telah digunakan untuk memvalidasi pemahaman peran, tanggung jawab, dan persyaratan program untuk program keselamatan kritis dan untuk mengkonfirmasi implementasi tindakan korektif untuk risiko sistemik yang lebih tinggi. Dengan munculnya COVID-19 dan dampak ekonomi terkait serta kendala perjalanan, lini pertahanan kedua telah mengadopsi strategi untuk melakukan validasi yang tidak mungkin dilakukan.
 
Audit yang Disyaratkan Secara Hukum Membutuhkan Transisi Cepat ke Jarak Jauh
Perusahaan yang berkontribusi ketiga terpaksa melakukan transisi audit tradisional ke audit jarak jauh karena pembatasan perjalanan COVID-19. Situasi ini melibatkan tenggang waktu yang ketat dan ditentukan secara hukum. Para auditor berada di Paris, Denver, dan Houston. Entitas itu di California, dan karyawan entitas bekerja dari rumah.
Seorang karyawan mengambil file yang dibutuhkan dan membagikannya di Skype. Auditor menjadwalkan dan melakukan wawancara di rumah untuk para peserta di Jerman, Boston, dan empat lokasi di Amerika Serikat - Washington, D.C, Virginia, Michigan, dan Los Angeles. Yang mengejutkan semua orang, audit memenuhi tenggang waktu yang ditetapkan dan mencapai tujuannya.
 
Driver Lain untuk Audit Jarak Jauh
Audit yang sering dan diperlukan, seperti yang diamanatkan oleh Undang-Undang Keamanan Transportasi Maritim (MTSA) dan Statuta Fasilitas Anti-Terorisme Fasilitas Kimia (CFATS), memberikan motivasi lain untuk mencari alternatif untuk audit orang pribadi secara tradisional. Entitas yang tercakup dalam peraturan ini harus melakukan audit internal setiap tahun. Risiko salah satu dari entitas ini menjadi target kegiatan teroris adalah rendah, sehingga tujuan dari program audit harus melakukan audit menyeluruh, sementara pada saat yang sama menyesuaikan ukuran tingkat upaya sehingga sumber daya tidak disia-siakan. Audit jarak jauh adalah pendekatan yang menjanjikan, terutama mengingat bahwa satu atau dua hari perjalanan dapat disimpan per entitas jika auditor tidak melakukan perjalanan ke tempat.

Alasan lain untuk melakukan audit jarak jauh meliputi:

·       Fasilitas yang sulit atau berbahaya untuk dikunjungi, seperti yang berlokasi di daerah yang terkena dampak kerusuhan politik, atau di mana perjalanan ke atau dari wilayah hukum dibatasi.
·       Situasi di mana tinjauan volume tinggi diperlukan dalam kerangka waktu yang singkat, seperti audit inisiatif yang berkaitan dengan akuisisi atau pengurangan risiko.
 
PELAJARAN YANG DAPAT DIAMBIL
Mencari Solusi Untuk Tantangan Baru
 
Pro dan Kontra dari Audit Jarak Jauh
Berikut ini adalah ringkasan kelebihan dan keterbatasan yang ditemukan ketika ketiga perusahaan di atas menerapkan audit jarak jauh.
Keuntungan dari audit jarak jauh
Daftar pendek hal positif yang ditemukan saat menerapkan audit jarak jauh meliputi:
·       Pemulihan normal yang sangat dibutuhkan.
·       Mengurangi biaya perjalanan. Untuk program audit dengan beberapa audit tahunan, audit jarak jauh dapat memberikan penghematan yang signifikan.
·       Kumpulan auditor yang tersedia diperluas. Pensiunan di Tennessee, paruh waktu di Colorado, atau bahkan auditor di Van Nuys dapat memperluas staf audit Anda.
·       Cakupan diperluas. Audit jarak jauh memungkinkan lebih banyak cakupan ketika persaingan prioritas volume dan waktu terjadi.
·       Penggunaan spesialis yang diperluas. Spesialis dapat menghubungkan dari jarak jauh untuk wawancara terpilih atau bagian dari perencanaan audit, dan mereka tidak perlu hadir untuk audit penuh.
·       Review dokumen yang ditingkatkan. Review jarak jauh dari rencana dan dokumentasi, sesuai dengan kecepatan auditor sendiri, berkontribusi pada tinjauan kualitas yang lebih tinggi dan eksplorasi yang lebih dalam ke dalam dokumentasi.
·       Peningkatan penggunaan teknologi yang tersedia memperkuat dokumentasi dan pelaporan. Penggunaan teknologi oleh personel entitas untuk menangkap informasi video dan fotografi berkontribusi untuk meningkatkan pemahaman dan penggunaan teknologi yang tersedia. Ini berkontribusi pada dokumentasi yang lebih baik tentang kondisi entitas, peningkatan kemampuan untuk melaporkan insiden dan kondisi kepada personil perusahaan jarak jauh, dan peningkatan peluang untuk alat pelatihan jarak jauh di masa depan.
·       Beban audit untuk operasi entitas dikurangi. Waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan mendigitalkan dokumentasi, video, dan gambar dapat tersebar selama beberapa minggu, alih-alih terkonsentrasi ke dalam periode audit yang membawa personel dari kegiatan sehari-hari mereka.
·       Peningkatan organisasi dan konfirmasi dokumentasi yang diperlukan. Karena personel entitas harus mengumpulkan dokumen yang diperlukan, audit jarak jauh memberikan kesempatan untuk mengatur dan mengkonfirmasi bahwa semua dokumentasi yang diperlukan untuk inspeksi peraturan sudah tersedia.
 
Keterbatas Audit Jarak Jauh
Beberapa batasan dari pendekatan audit jarak jauh seperti yang dilakukan oleh perusahaan meliputi:
·       Pengamatan langsung tidak dapat diganti. Tidak ada yang seperti melihat proses secara langsung, mengamati bahasa tubuh, atau bahkan memperhatikan aroma yang seharusnya tidak ada di sana. Audit jarak jauh juga memiliki batasan dalam kondisi tertentu, seperti di mana operasi aman, sangat terbatas, atau di lingkungan yang sensitif. Anda tidak dapat berjalan melalui ruangan yang bersih dengan perangkat video, Anda juga tidak dapat membawanya ke banyak pabrik kimia atau kilang.
·       Audit jarak jauh menyulitkan untuk membangun hubungan dengan pihak yang diaudit. Peluang untuk memberikan petunjuk, kiat, dan pengamatan untuk perbaikan hilang. Sulit untuk mengidentifikasi praktek terbaik atau menggambarkan hal-hal yang dapat bermanfaat bagi orang lain, di luar proses dokumentasi. Auditor biasanya melakukan hal ini, dan ini sering merupakan hal yang paling berguna yang didapat oleh auditee.
·       Kurangnya interaksi langsung membuka peluang lain untuk penipuan. Peluang untuk mempresentasikan dokumen doktor dan menghilangkan informasi yang relevan semakin meningkat. Ini mungkin memerlukan perencanaan tambahan, beberapa prosedur audit tambahan/berbeda, atau tindak lanjut setelah hambatan terhadap peningkatan audit biasanya.
 
Bersiaplah untuk Menghadapi Jalan yang Tidak Mulus
Bersiaplah untuk gangguan teknologi. Penghubung untuk melakukan conference gagal. Orang tidak bisa mendengar dan lupa menyalakan mikrofon mereka. Beberapa firewall perusahaan memiliki batas ukuran untuk file video dan foto dan mungkin memerlukan personel entitas untuk mencari bantuan TI ketika mengunggahnya. Semua rintangan ini dapat diatasi dengan waktu dan pengalaman.
 
KESIMPULAN
Penggunaan Teknologi Secara Praktis
Inovasi dan transformasi adalah fokus bisnis dan program audit di seluruh dunia saat ini. Hal Ini kurang lebih sama dalam pembahasan tentang audit jarak jauh. Ada beberapa teknologi berkembang yang menunjukkan janji besar di bidang ini, termasuk penggunaan streaming video langsung, augmented reality dan virtual, kendaraan pesawat tak berawak (drone) dan kecerdasan buatan, serta teknologi lain sejenisnya.
Namun, berdasarkan pengalaman penulis, ada peringatan “Jangan biarkan kemewahan teknologi baru membuat Anda tidak menggunakan apa yang Anda miliki (dan memahami cara menggunakan) sekarang”. Drone membutuhkan pengalaman dan, bagi banyak perusahaan di yurisdiksi tertentu, harus membutuhkan operator Rome yang berlisensi. Livestreaming dan augmented reality membutuhkan peralatan khusus dan bandwidth tinggi. Untuk terus mendorong teknologi ini berguna – namun tetap menggunakan apa yang berfungsi sekarang, dengan tujuan untuk menggabungkan teknologi baru di masa depan.
Audit jarak jauh bukan solusi satu ukuran untuk semua. Ini bukan pengganti untuk audit langsung. Namun, sebagai bagian dari program assurance setiap tahun, audit jarak jauh dapat berperan, dan memberikan jaminan ketika keadaan khusus mencegah bisnis seperti biasa.

Kredit: Artikel ini Saduran dari Environmental Health & Safety Knowledge Brief Audit Center IIA (The Institute of Internal Auditors) dengan judul asli "REMOTE AUDITING FOR COVID-19 AND BEYOND Short-term and long-term implications By Roy Litzenberg, CPEA, and Carrie F. Ramirez, CIA, CHMM, CDGP. April 2020 terjemahan artikel ini juga bukan buatan dari saya melainkan telah diterjemahkan oleh seseorang yang tidak didapatkan sumber resminya. penerbitan tulisa ini di blog saya semata-mata hanya untuk kepentingan pembelajaran. terimakasih